De berichtenbox is een beveiligde en persoonlijke omgeving waarmee dienstverleners met onder andere decentrale overheden kunnen communiceren. Via de berichtenbox kan de dienstverlener niet alleen vragen stellen, maar ook transacties verrichten.

Aansluiten op de berichtenbox
Om als decentrale overheid op de berichtenbox te kunnen aansluiten, moet een account worden aangevraagd bij ICTU. Hoe dit precies in zijn werk gaat, kunt u lezen in de factsheet ‘De Berichtenbox van het Dienstenloket’. Na aanmelding voor de berichtenbox ontvangt u documentatie, waaronder een verklaring ‘Bevoegd getekend’. Deze verklaring moet u ondertekend retour sturen aan ICTU.

Om als decentrale overheid voor de dienstverleners vindbaar te zijn, is het van belang om de berichtenbox ook te activeren. Zo kan de dienstverlener in zijn berichtenbox kiezen met welke instantie hij wil communiceren. Om als decentrale overheid in deze keuzelijst voor te komen, moet u minstens een keer inloggen op uw berichtenbox. Dat doet u met de inloggegevens die u van ICTU hebt gekregen.

Transacties via de berichtenbox
Een dienstverlener kan vanaf iedere plek inloggen op de afgeschermde omgeving van Antwoord voor bedrijven en daarbinnen via de berichtenbox een bericht verzenden naar een bevoegde instantie die betrokken is bij bepaalde procedures en formaliteiten. Ook kan de dienstverlener in deze omgeving berichten ontvangen van bevoegde instanties. De berichtenbox is niet bestemd voor afnemers van diensten (zakelijke afnemers en consumenten). De Dienstenrichtlijn verplicht daar ook niet toe.

Inrichting proces voor ontvangen en afhandelen van berichten
Doordat de berichtenbox een extra kanaal vormt waarlangs berichten van dienstverleners ontvangen kunnen worden, zal ook intern een proces moeten worden ingericht om alle (aan)vragen binnen de juiste termijnen en met de eigen servicenormen van de decentrale overheid voor de dienstverlening af te handelen.

Zo moet er binnen de decentrale organisatie iemand zijn die de berichtenbox checkt en die ervoor zorgt dat de berichten door de juiste behandelaar in de organisatie worden opgepakt. Maar ook dient er een ontvangstbevestiging te worden verstuurd. Indien het een vergunningaanvraag betreft, dan dient deze zo snel mogelijk te worden bevestigd en zijn er inhoudelijke eisen waaraan de ontvangstbevestiging aan moet voldoen. Meer hierover leest u in het tabblad de ontvangstbevestiging.

Als een decentrale overheid een bericht via de berichtenbox ontvangt dan betekent dit in beginsel dat ook antwoord via de berichtenbox zal moeten worden gegeven. Indien een dienstverlener de berichtenbox ook gaat gebruiken voor zaken die niet onder de Dienstenrichtlijn vallen, dan is de gemeente, provincie of waterschap niet verplicht om de berichtenbox te gebruiken. Wel dient er voor te worden gezorgd dat de dienstverlener gewezen wordt op de andere mogelijkheden om contact met de decentrale overheid op te nemen.

De elektronische handtekening
Bij het berichtenverkeer via het Dienstenloket krijgen decentrale overheden te maken met de elektronische handtekening. Elektronische handtekeningen zijn er in veel verschijningsvormen met verschillende niveaus van betrouwbaarheid. Een decentrale overheid bepaalt zelf bij het voorschrijven of eisen van een elektronische handtekening welk niveau van betrouwbaarheid vereist is gelet op het bericht in kwestie. Het mag echter in het kader van de Dienstenrichtlijn niet zo zijn dat een elektronische handtekening wordt voorgeschreven die het dienstverleners uit andere lidstaten moeilijk maakt om op juiste wijze een bericht ondertekend via het Dienstenloket te verzenden. Meer over de elektronische handtekening en de verschillende vormen van de elektronische handtekening kunt u lezen in het factsheet  ‘Elektronische handtekening en de Dienstenrichtlijn’ of in hoofdstuk 5 van de handreiking Dienstenrichtlijn.

Elektronische formulieren
Op basis van de Dienstenrichtlijn en de Dienstenwet heeft de dienstverlener het recht om via het Dienstenloket zijn procedures digitaal te regelen. Indien een bevoegde instantie een formulier vaststelt dat op procedures en formaliteiten betrekking heeft (die onder de reikwijdte van de Dienstenrichtlijn vallen) en het gebruik daarvan is niet verplicht, kan een dienstverlener nog steeds van dit recht gebruik maken. Een dienstverlener kan dan vormloos het bericht via het Dienstenloket blijven verzenden, zonder het risico te lopen dat een bevoegde instantie het om die reden niet in behandeling neemt. Als een bevoegde instantie het gebruik van een formulier wel verplicht heeft gesteld, dan is van belang dat dit formulier elektronisch toegankelijk is voor dienstverleners op een wijze dat verzending daarvan via het Dienstenloket mogelijk is. Daardoor kunnen zowel binnenlandse als buitenlandse dienstverleners elektronisch en op afstand het formulier invullen en via het Dienstenloket verzenden.

Hoe een dienstverlener een formulier dat elektronisch toegankelijk is gemaakt via het Dienstenloket kan verzenden, hangt af van de wijze waarop een formulier elektronisch toegankelijk is gemaakt door de bevoegde instantie. Er zijn formulieren (bijvoorbeeld in PDF-formaat) die vanaf een website zijn te printen, in te vullen en vervolgens na het scannen daarvan naar het Dienstenloket verzonden kunnen worden. Ook is er bijvoorbeeld een vorm mogelijk waarbij een formulier online wordt ingevuld, wordt opgeslagen in de eigen omgeving van de dienstverlener, vervolgens elektronisch van daaruit wordt overgebracht naar de eigen voorziening (berichtenbox) binnen het Dienstenloket en van waaruit het (bijvoorbeeld als bijlage bij een begeleidend berichtje in de berichtenbox) wordt verzonden.

Daarnaast bestaan er ook formulieren die geavanceerd van karakter zijn en die alleen nog online zijn in te vullen en te verzenden (ook wel geavanceerde of complexe elektronische formulieren genoemd). Voor dit type formulieren is verzending via het Dienstenloket enkel mogelijk, indien deze vanuit het Dienstenloket zelf voor gebruik toegankelijk zijn. Dit betekent dat indien deze formulieren op procedures en formaliteiten betrekking hebben en het gebruik daarvan door een bevoegde instantie verplicht is gesteld, de medewerking van de minister van Economische Zaken als verantwoordelijke voor het Dienstenloket nodig is om deze formulieren via het Dienstenloket voor de dienstverlener toegankelijk te maken.

Meer informatie:
Hoofdstuk 5 van de handreiking Dienstenrichtlijn.
Handreiking ‘Aansluiten op het Dienstenloket en IMI in het kader van de Dienstenrichtlijn. Een handreiking voor gemeenten, provincies en waterschappen’, opgesteld door de Projectgroep Implementatie Dienstenrichtlijn (PID), van april 2009.
Factsheet ‘De Berichtenbox van het Dienstenloket’, april 2009.
Factsheet 'Elektronische handtekening en de Dienstenrichtlijn', november 2009.