In de richtlijn 2004/18 worden elektronische en klassieke communicatiemiddelen voor de uitwisseling van gegevens op voet van gelijkheid behandeld. De betrokkenen kunnen zelf bepalen met wat voor communicatiemiddelen ze in de loop van de procedure willen werken. Zie artikel 42 van richtlijn 2004/18.
In de gevallen waarin de aanbestedende diensten een vooraankondiging langs elektronische weg hebben bekendgemaakt, kan de termijn voor de ontvangst van inschrijvingen (voor openbare procedures 52 dagen; voor niet openbare procedures 40 dagen (zie artikel 38 leden 2 en 3 van richtlijn 2004/18) worden ingekort tot 36 dagen maar in geen geval tot minder dan 22 dagen (zie artikel 38 lid 4 richtlijn 2004/18).
Ook geldt voor de indiening van aanvragen tot deelneming in het geval van procedures van gunning door onderhandelingen en de concurrentiegerichte dialoog een mogelijkheid tot verkorting van termijnen (zie lid 3 en volgende).
Worden de aankondiging en de aanbestedingsstukken op internet geplaatst/ elektronisch gedaan, dan kan de termijn voor de indiening/ontvangst van de inschrijvingen of verzoeken tot deelneming ingevolge leden 5 en 6 van artikel 38 richtlijn 2004/18 nog eens met zeven en vijf dagen worden ingekort.
Als nieuwe aankooptechniek is het dynamische aankoopsysteem in opkomst (artikel 33 richtlijn 2004/18). Artikel 1 van richtlijn 2004/18 omschrijft het dynamisch aankoopsysteem als een geheel elektronisch proces voor aankopen voor courant gebruik, met algemeen op de markt beschikbare kenmerken die overeenkomen met de behoeften van de aanbestedende dienst, beperkt in de tijd en gedurende de gehele looptijd open voor elke ondernemer die voldoet aan de selectiecriteria en die overeenkomstig de eisen van het bestek een indicatieve inschrijving heeft ingediend. Dit systeem stoelt geheel en al op elektronische communicatiemiddelen.
De aanbestedende dienst kan voor de gunning van een opdracht gebruikmaken van een elektronische veiling (artikel 54 richtlijn 2004/18). Elektronische veilingen zijn toegestaan voor elk type opdracht, met uitzondering van bepaalde opdrachten voor diensten en werken die te maken hebben met werkzaamheden en van intellectuele aard (bijvoorbeeld het ontwerpen van werken). Elektronische veilingen draaien om:
- de prijs, indien de opdracht aan de inschrijving met de laagste prijs wordt gegund;
- of om de prijs en/of andere elementen, indien de opdracht wordt gegund aan de inschrijver met de economisch voordeligste inschrijving.
In het bestek moeten de volgende gegevens worden opgenomen:
- de kwantificeerbare elementen (cijfers of percentages) van de veiling en de vereiste minimumverschillen voor de biedingen;
- het verloop van de veiling en de specificaties voor de verbinding met de veiling.
Voordat tot een elektronische veiling wordt overgegaan, dient de aanbestedende dienst eerst een evaluatie van de inschrijvingen te maken. Daarna worden de inschrijvers allemaal gelijktijdig langs elektronische weg uitgenodigd om aan de veiling deel te nemen. In de uitnodiging worden de datum, de begintijd en in voorkomend geval ook het aantal fasen van de veiling vermeld. Ook wordt de wiskundige formule voor de automatische herklasseringen aangegeven. Het gewicht dat aan de gunningscriteria wordt gegeven, is in deze formule verwerkt. De deelnemers aan de veiling kunnen in elke fase zien hoe ze ten opzichte van de andere deelnemers staan. De identiteit van die andere deelnemers wordt hen niet bekendgemaakt.
De elektronische veiling eindigt op een van tevoren vastgestelde datum en een van tevoren vastgesteld uur. Ook kan de veiling worden gesloten, nadat na de laatste bieding een bepaalde termijn verstreken is of alle fasen van de veiling hebben plaatsgevonden.
Zie voor meer achtergrondinformatie over elektronisch aanbesteden ook het dossier Informatiemaatschappij via http://www.europadecentraal.nl/menu/375/e_Aanbesteden.html