In de richtlijn 2004/18 worden elektronische en klassieke communicatiemiddelen voor de uitwisseling van gegevens op voet van gelijkheid behandeld. De betrokkenen kunnen zelf bepalen met wat voor communicatiemiddelen ze in de loop van de procedure willen werken. Zie artikel 42 van richtlijn 2004/18.
In de gevallen waarin de aanbestedende diensten een vooraankondiging langs elektronische weg hebben bekendgemaakt, kan de termijn voor de ontvangst van inschrijvingen (voor openbare procedures 52 dagen; voor niet openbare procedures 40 dagen (zie artikel 38 leden 2 en 3 van richtlijn 2004/18) worden ingekort tot 36 dagen maar in geen geval tot minder dan 22 dagen (zie artikel 38 lid 4 richtlijn 2004/18).
Ook geldt voor de indiening van aanvragen tot deelneming in het geval van procedures van gunning door onderhandelingen en de concurrentiegerichte dialoog een mogelijkheid tot verkorting van termijnen (zie lid 3 en volgende).
Worden de aankondiging en de aanbestedingsstukken op internet geplaatst/ elektronisch gedaan, dan kan de termijn voor de indiening/ontvangst van de inschrijvingen of verzoeken tot deelneming ingevolge leden 5 en 6 van artikel 38 richtlijn 2004/18 nog eens met zeven en vijf dagen worden ingekort.
Als nieuwe aankooptechniek is het dynamische aankoopsysteem in opkomst (artikel 33 richtlijn 2004/18). Artikel 1 van richtlijn 2004/18 omschrijft het dynamisch aankoopsysteem als een geheel elektronisch proces voor aankopen voor courant gebruik, met algemeen op de markt beschikbare kenmerken die overeenkomen met de behoeften van de aanbestedende dienst, beperkt in de tijd en gedurende de gehele looptijd open voor elke ondernemer die voldoet aan de selectiecriteria en die overeenkomstig de eisen van het bestek een indicatieve inschrijving heeft ingediend. Dit systeem stoelt geheel en al op elektronische communicatiemiddelen.
De aanbestedende dienst kan voor de gunning van een opdracht gebruikmaken van een elektronische veiling (artikel 54 richtlijn 2004/18). Elektronische veilingen zijn toegestaan voor elk type opdracht, met uitzondering van bepaalde opdrachten voor diensten en werken die te maken hebben met werkzaamheden en van intellectuele aard (bijvoorbeeld het ontwerpen van werken). Elektronische veilingen draaien om:
- de prijs, indien de opdracht aan de inschrijving met de laagste prijs wordt gegund;
- of om de prijs en/of andere elementen, indien de opdracht wordt gegund aan de inschrijver met de economisch voordeligste inschrijving.
In het bestek moeten de volgende gegevens worden opgenomen:
- de kwantificeerbare elementen (cijfers of percentages) van de veiling en de vereiste minimumverschillen voor de biedingen;
- het verloop van de veiling en de specificaties voor de verbinding met de veiling.
Voordat tot een elektronische veiling wordt overgegaan, dient de aanbestedende dienst eerst een evaluatie van de inschrijvingen te maken. Daarna worden de inschrijvers allemaal gelijktijdig langs elektronische weg uitgenodigd om aan de veiling deel te nemen. In de uitnodiging worden de datum, de begintijd en in voorkomend geval ook het aantal fasen van de veiling vermeld. Ook wordt de wiskundige formule voor de automatische herklasseringen aangegeven. Het gewicht dat aan de gunningscriteria wordt gegeven, is in deze formule verwerkt. De deelnemers aan de veiling kunnen in elke fase zien hoe ze ten opzichte van de andere deelnemers staan. De identiteit van die andere deelnemers wordt hen niet bekendgemaakt.
De elektronische veiling eindigt op een van tevoren vastgestelde datum en een van tevoren vastgesteld uur. Ook kan de veiling worden gesloten, nadat na de laatste bieding een bepaalde termijn verstreken is of alle fasen van de veiling hebben plaatsgevonden.
Groenboek e-aanbesteden 2010
De Europese Commissie heeft medio oktober 2010 een Groenboek over elektronisch aanbesteden gepubliceerd (COM(2010) 571) 18 oktober 2010). Neelie Kroes, Eurocommissaris voor ICT-zaken, geeft in het Groenboek voor de bevordering van elektronisch aanbesteden de richting aan die de Europese Commissie op wil en nodigt lidstaten, decentrale overheden en marktpartijen uit om hun reactie hierop te geven. Elektronisch aanbesteden moet onder meer zorgen voor kostenbesparing en een grotere toegankelijkheid van opdrachten.
De geleidelijke invoering van elektronisch aanbesteden maakt deel uit van de agenda voor de ‘elektronische overheid’ die gericht is op een grondige transformatie van het overheidsapparaat. Onder elektronisch aanbesteden (e-aanbesteding) wordt verstaan het gebruik van elektronische communicatie en de elektronische verwerking van transacties door overheidsinstanties en andere organisaties in de openbare sector bij de aankoop van goederen en diensten of bij de aanbesteding van publieke werken. Het Groenboek over de bevordering van elektronisch aanbesteden in de EU vormt een eerste stap in de richting om het potentieel van ICT te benutten voor een betere aanbestedingspraktijk op de interne markt.
In het Groenboek worden obstakels en risico’s geďdentificeerd die het invoeren van elektronisch aanbesteden kunnen vertragen. Problemen kunnen bijvoorbeeld zijn terughoudendheid en angst bij aanbestedende diensten, onvoldoende standaardisering, het ontbreken van hulpmiddelen ter vergemakkelijking van de wederzijdse erkenning van nationale elektronische oplossingen, lastige technische vereisten en het omgaan met de variërende snelheid van de overstap naar e-aanbesteding.
Vervolgens worden verschillende opties genoemd die verkend kunnen worden om de weg te banen voor een breder gebruik van elektronisch aanbesteden en grensoverschrijdende deelname aan aanbestedingsprocedures te bevorderen. Kroes sluit niet uit dat de Commissie elektronische aanbestedingen verplicht stelt middels Europese wetgeving. Ook overweegt ze een regeling waarin wordt vastgelegd dat lidstaten e-aanbesteden in eigen land verplicht kunnen stellen. Een andere wettelijke prikkel om over te stappen op elektronisch aanbesteden zou zijn dat de verantwoordelijkheid voor het goede verloop van het aanbestedingsproces wordt neergelegd bij de organisatie van het e-aanbestedingssysteem.
Aanbestedende diensten en andere belanghebbende partijen konden tot 31 januari 2011 hun reacties op het Groenboek geven. De reacties op het Groenboek zullen gebruikt worden om te bepalen welke verdere stappen er op EU-niveau gezet zullen worden. In een witboek dat in de loop van 2011 gepubliceerd wordt, zal de Commissie vervolgens haar strategie uiteenzetten.
Tegelijk met het Groenboek heeft de Commissie een document genaamd Frequently asked questions e-procurement gepubliceerd met onderliggende uitleg over het Groenboek en verwante initiatieven.
Zie voor meer achtergrondinformatie over elektronisch aanbesteden ook het dossier Informatiemaatschappij via http://www.europadecentraal.nl/menu/375/e_Aanbesteden.html
