Een overheidsopdracht van een decentrale overheid met een waarde boven de drempelbedragen uit de richtlijn moet bekend worden gemaakt en in de loop van de hele procedure doorzichtig (transparant) zijn. Deze eisen vinden onder andere hun beslag in aankondigingen die aan de hand van standaardformulieren van de Commissie op te stellen zijn en in motiveringsverplichtingen in de richtlijnen.

Aankondigingen
Er wordt in artikel 35 van richtlijn 2004/18 onderscheid gemaakt tussen:
- Kennisgeving van bekendmaking van een vooraankondiging (niet verplicht);
- Vooraankondiging (niet verplicht);
Nadat bovengenoemde kennisgeving verstuurd is, kunnen de vooraankondigingen door de aanbestedende dienst zelf via het kopersprofiel (bedoeld in bijlage VIII, punt 2 onder b van de richtlijn 2004/18) bekend worden gemaakt of naar het Bureau voor officiële publicaties der Europese Gemeenschappen worden verzonden. Bekendmaking van een vooraankondiging is alleen verplicht, indien de aanbestedende dienst een kortere indieningstermijn voor de inschrijvingen wenst.
- Aankondiging van een opdracht of aankondiging van een prijsvraag (artikel 69) (verplicht);
Deze aankondigingen kunnen door de aanbestedende diensten zelf op nationaal niveau bekend worden gemaakt. Ze moeten naar het Bureau voor officiële publicaties der Europese Gemeenschappen worden gezonden, dat ze gratis bekendmaakt via de Tender Electronic Daily (TED) databank. Ze worden onverkort in een officiële taal van de Europese Unie gepubliceerd. In de andere talen van de Europese Unie verschijnt een samenvatting.
- Aankondiging van geplaatste opdrachten of van uitslagen van prijsvragen (artikel 69) (verplicht).

Daarnaast bestaat sinds de inwerkingtreding van de nieuwe rechtsbeschermingsrichtlijnen (eind 2009) een zogenaamde aankondiging in geval van vrijwillige transparantie vooraf.

De Europese Commissie heeft bij Uitvoeringsverordening EU nr. 842/2011 van 19 augustus 2011 tot vaststelling van standaardformulieren voor bekendmaking van aankondigingen op het gebied van overheidsopdrachten de nieuwste formulieren vastgesteld. De aanbestedende dienst kan de aankondigingen langs klassieke of elektronische weg naar de Commissie sturen. Modellen van de te gebruiken formulieren en inlichtingen voor het verzenden zijn te vinden in het informatiesysteem voor overheidsopdrachten van de SIMAP.
In Nederland worden veel aankondigingen ook gepubliceerd via Aanbestedingskalender en de Aanbestedingswet stelt bekendmaking van aankondigingen via Tenderned in de toekomst verplicht.

Motiveringsplicht
De aanbestedende dienst moet ingevolge artikel 41 van de richtlijn 2004/18 op zo kort mogelijke termijn informatie verstrekken over de besluiten inzake de gunning van opdrachten. Ook dient zij de redenen aan te geven waarom een opdracht niet wordt geplaatst. Over iedere opdracht moet een proces-verbaal worden opgesteld (artikel 43) waarin onder andere de naam van de aanbestedende dienst, de aard en omvang van de opdracht, de namen van uitgekozen en uitgesloten gegadigden of inschrijvers (met motivering) en de naam van begunstigde en motivering voor de keuze van diens inschrijving worden opgenomen.
De aanbestedende dienst dient op zo kort mogelijke termijn:
- iedere afgewezen inschrijver op de hoogte te stellen van de redenen voor de afwijzing;
- iedere inschrijver die een aan de eisen beantwoordende inschrijving heeft ingediend mee te delen wat de voordelen van de geselecteerde inschrijving zijn en aan welke ondernemer de opdracht is gegund.

Naar aanleiding van de rechtsbeschermingsrichtlijnen zijn de motiveringsverplichtingen specifiek ten aanzien van de gunningsbeslissing nader aangescherpt. Zie voor meer informatie hierover paragraaf 3 van de notitie Veelgestelde vragen rechtsbescherming bij aanbesteden.

Gebruik van de communicatiemiddelen
Bij de uitwisseling van informatie tussen de verschillende betrokkenen in een aanbestedingsprocedure en de opslag daarvan moet voor integriteit van de gegevens en een vertrouwelijke behandeling van de inschrijvingen worden gezorgd (artikel 42 van richtlijn 2004/18). De aanbestedende dienst mag pas na het verstrijken van de uiterste indieningstermijn kennis nemen van de inhoud van de inschrijving. Door de inschakeling van elektronische communicatiemiddelen, die niet-discriminerend werken, kunnen de procedures sneller worden afgewikkeld. Worden communicatiemiddelen voor de indiening van inschrijvingen langs elektronische weg ingeschakeld, dan kunnen elektronische handtekeningen worden geplaatst. Ook kunnen de echtheid, integriteit en vertrouwelijke behandeling van de gegevens worden veiliggesteld en eventuele gevallen van fraude worden ontdekt.

Zie voor meer informatie over Europese ontwikkelingen over e-procurement ook de website van DG interne markt en de webdossiers van Europa decentraal over elektronisch aanbesteden en informatiemaatschappij.