De Dienstenrichtlijn verplicht de lidstaten om het verlenen van wederzijdse bijstand en de uitwisseling van informatie via de elektronische weg te laten verlopen. Voor deze gegevensuitwisseling tussen lidstaten ontwikkelt de Europese Commissie het Interne Markt Informatie (IMI)-systeem. Wat dit systeem precies inhoudt en hoe het werkt, leest u hieronder.

Wat is het IMI-systeem?
Het Interne Markt Informatie (IMI)-systeem is een gesloten, gestandaardiseerd elektronisch systeem voor de uitwisseling van gegevens tussen de bevoegde instanties van de lidstaten. Een belangrijk uitgangspunt van het IMI-systeem is dat het systeem de lidstaten geen extra verplichtingen oplegt naast die, die al in de Dienstenrichtlijn zijn opgenomen. Bovendien is het IMI-systeem bedoeld als ondersteunend hulpmiddel voor de interne marktwetgeving in het algemeen waardoor voorkomen wordt dat er meerdere informatiesystemen langs elkaar heen gaan werken. Het IMI-systeem is in eerste instantie ingezet ter ondersteuning van de verplichting van administratieve bijstand van de richtlijn beroepskwalificaties (2005/36/EG).

Met het IMI-systeem kunnen de lidstaten, waaronder Nederland, voldoen aan de juridische verplichting uit de Dienstenrichtlijn om administratief samen te werken. Maar ook moet het systeem een nieuwe vorm van administratieve samenwerking mogelijk maken die langs een niet-elektronische weg niet realiseerbaar zou zijn. Uiteindelijk moet de administratieve samenwerking via de elektronische weg leiden tot:

-          Een besparing van tijd en middelen bij de beantwoording van verzoeken uit andere lidstaten.
-          Betere dienstverlening door meer transparantie en voorspelbaarheid.
-          Minder taalproblemen.
-          Minder administratieve lasten.

Werking van het IMI-systeem
Het IMI-systeem is vooral bedoeld voor de instanties en bevoegde autoriteiten in de lidstaten. Hieronder vallen ook de decentrale overheden. Het gebruik van het IMI-systeem door bevoegde instanties is aan een aantal randvoorwaarden onderworpen. Alleen indien het noodzakelijk is voor de uitvoering van wettelijke taken en dit binnen de grenzen blijft van de bevoegdheden die hen bij wettelijk voorschrift zijn toegekend, mogen bevoegde instanties via het IMI-systeem informatie uitwisselen en verzoeken verzenden. Daarnaast hebben alleen de instanties die de vragen stellen en deze beantwoorden inzage in de persoonsgegevens van de dienstverlener die het betreft. Tot slot geldt het uitgangspunt dat de vragen en antwoorden die via het IMI worden uitgewisseld alleen betrekking kunnen hebben op aangelegenheden die vallen binnen de reikwijdte van de Dienstenrichtlijn.

De Europese Commissie beheert het IMI-systeem en is verantwoordelijk voor de technische integriteit, betrouwbaarheid en veiligheid van het systeem. De Europese Commissie vervult geen rol in de gegevensuitwisseling tussen de bevoegde instanties en kan nooit toegang tot de persoonsgegevens verkrijgen. De coördinatoren c.q. de contactpunten (zie hier) faciliteren het soepel functioneren van het IMI-systeem, maar hebben geen toegang tot de gegevens en zijn niet verantwoordelijk voor de verwerking van gegevens.

De procedures voor het uitwisselen van informatie en het doen van verzoeken tot verificaties, inspecties en maatregelen kunnen dus via het IMI-systeem verlopen. De procedures voor vragen met betrekking tot algemene informatie dan wel voor vragen over de betrouwbaarheid van een dienstverlener zijn geïntegreerd in één module binnen het IMI. Het waarschuwingsmechanisme en de mogelijkheid tot het verzoeken om veiligheidsmaatregelen in individuele gevallen zijn vormgegeven als twee aparte modules binnen het IMI.

Om als bevoegde instantie in Nederland een verzoek aan een bevoegde instantie uit een andere lidstaat te kunnen doen zal het systeem standaardvragen- en antwoorden bevatten die beschikbaar zijn in alle officiële talen van de lidstaten. Deze gestructureerde vragen en antwoorden worden dan automatisch vertaald in de taal van de bevoegde instantie die de vraag stelt of het antwoord wil ontvangen. Daarnaast zal het systeem mogelijkheden bieden voor een vrije tekst of voor het toevoegen van afbeeldingen en documenten. Een decentrale overheid is verplicht om binnenkomende vragen via het IMI-systeem te beantwoorden dan wel door te zenden. Indien de binnengekomen vraag niet kan beantwoorden, omdat de materie niet binnen de bevoegdheid en/of taakveld van deze decentrale overheid valt, dan moet de vraag worden doorgestuurd naar de instantie die wel bevoegd is of naar het contactpunt.

Zo zal een Nederlandse bevoegde instantie de vraag aan een bevoegde instantie in Italië in het Nederlands kunnen stellen, waarbij de vraag automatisch in het Italiaans wordt vertaald. Omgekeerd wordt het in het Italiaans verwoorde antwoord automatisch vertaald in de Nederlandse taal.

Website Europese Commissie
Voor het IMI-systeem heeft de Europese Commissie een website ontwikkeld. Op deze website zijn diverse documenten te vinden met meer informatie over de werking en het gebruik van het IMI-systeem. Ook zijn er online simulaties te vinden hoe bevoegde instanties met het systeem werken. Hierbij dient wel te worden opgemerkt dat deze website voor degene is bedoeld die het IMI-systeem in de lidstaten moet introduceren. Wel kan het voor decentrale overheden als achtergrondinformatie worden gebruikt.

De aansluiting
Decentrale overheden kunnen zich op het IMI-systeem aansluiten door een account aan te vragen bij ICTU (via 070-8887537 of dienstenrichtlijn@ictu.nl). Het aansluiten op het IMI-systeem is gratis evenals het gebruik van het systeem. Wel kan het mogelijk zijn dat bevoegde instanties tegen betaling toegang hebben tot bepaalde registers.

Wanneer decentrale overheden dan een aantal gegevens hebben aangeleverd, zal ICTU vervolgens een account voor de organisatie aanmaken in het IMI-systeem. Daarnaast ontvangen decentrale overheden van ICTU documentatie met een gebruiksaanwijzing over het IMI en vijf verklaringen. Hiervan moeten twee verklaringen retour worden gestuurd:
1) Verklaring bevoegd tekenen en instemming gebruiksvoorwaarden voor het gebruik van de Bètafase Interne Markt Informatiesysteem.
2) Verklaring bevoegde instantie ten aanzien van het eerste gebruik van het IMI.

Meer informatie:
De website van de Europese Commissie met bijbehorende documenten onder andere het document ‘Informatiesysteem Interne Markt. Algemeen overzicht’.
De handreiking 'Aansluiten op het Dienstenloket en het IMI-systeem' van april 2009.
De factsheet ‘Administratieve samenwerking’ van de Projectgroep Implementatie Dienstenrichtlijn van september 2008, versie 3.
Handreiking Dienstenrichtlijn 2009, hoofdstuk 6.